Reforma tributária: médias empresas precisam agir agora!

As médias empresas não estão atrasadas na preparação para a reforma tributária; no entanto, seu ritmo é mais lento do que o das grandes companhias, que possuem equipes fiscais mais robustas e qualificadas. Essa é a avaliação de Alessandra Brandão, sócia coordenadora da área de Direito Tributário do Marcelo Tostes Advogados, com atuação especializada desde 1996, pós-doutora em tributação internacional pela Universidade de Bolonha (Itália) e professora de direito tributário e financeiro na PUC Minas. Para Alessandra, o maior risco atual não está na parte operacional (emissão de documentos fiscais), que já está avançando, mas na falta de integração entre gestão e área fiscal nas empresas de médio porte, especialmente no que diz respeito ao aproveitamento de créditos tributários.

Segundo ela, a providência mais urgente é a revisão de contratos, fornecedores e da política de preços, uma vez que não será viável simplesmente transferir aumentos de carga tributária ao cliente. Alessandra também alerta sobre o risco de tratar a recuperação de créditos como uma maneira de financiar a adaptação à reforma, chama atenção para o impacto no fluxo de caixa durante a transição, quando dois sistemas tributários coexistirão, e desmistifica uma das crenças mais comuns: a de que uma eventual mudança de governo adiaria a reforma. Confira a entrevista completa a seguir.

As médias empresas estão realmente mais atrasadas na preparação para a reforma do que as grandes companhias? O que explica essa diferença?

Com base na experiência com empresas de grande e médio porte, não é correto afirmar que as médias estão atrasadas; elas simplesmente têm um ritmo distinto. Essas empresas não percebem a mesma urgência que as grandes companhias neste processo, o que se justifica pela estrutura interna: as grandes empresas possuem equipes fiscais e tributárias mais robustas, formadas por profissionais mais qualificados, pois precisam lidar com uma maior complexidade nas obrigações tributárias e prestar contas a diversas instâncias (investidores, reguladores, etc.).

Por outro lado, as médias empresas tendem a ter equipes fiscais menores, focadas mais no cumprimento pontual das obrigações e na emissão de documentos, do que em um planejamento tributário estratégico para o negócio.

As pequenas empresas, em geral optantes pelo Simples Nacional, não enfrentam mudanças diretas significativas na tributação, mas precisam estar cientes do processo, pois a reforma pode impactar consideravelmente seus negócios, especialmente em relação ao crédito gerado (ou não) para quem compra seus produtos ou serviços. Por exemplo, uma empresa do Simples que vende prioritariamente para pessoas jurídicas precisa se preparar para esse contexto.

Quais providências deveriam ser tomadas imediatamente pelas empresas que ainda não iniciaram a adaptação?

A medida mais urgente é a revisão dos contratos. Existe um equívoco comum que sugere que basta incluir uma cláusula genérica prevendo o repasse de eventuais aumentos da carga tributária ao cliente; essa abordagem simplista não é eficaz.

O que realmente precisa ser feito é uma revisão dos produtos, serviços e insumos adquiridos, para determinar como tratar cada fornecedor e o que a empresa está disposta a absorver. É essencial avaliar também se o negócio permite um aumento de margem ou de preço, pois muitos setores e clientes não aceitam repasses, e empresas com uma carteira de clientes pequena têm menos poder de negociação, o que pode levá-las a reduzir a própria margem e reconsiderar custos.

Portanto, o mais urgente é analisar a base de clientes e a estrutura de custos para verificar se o negócio suporta o impacto e, a partir disso, simular como ficará a carga tributária em comparação com o modelo atual.

Quais serão os principais impactos da CBS e do IBS sobre as empresas de médio porte?

Não é possível fornecer uma resposta genérica: o impacto depende do negócio. As empresas variam enormemente; algumas têm poucos clientes, outras muitos; algumas dependem mais de mão de obra, outras menos; os custos também diferem de uma empresa para outra. Acreditar que existe uma resposta padrão sobre o impacto, mesmo separando por porte (pequena, média ou grande), é um erro. Para entender o verdadeiro impacto, é preciso conhecer o negócio específico.

Um exemplo concreto: há empresas que terão diminuição da carga tributária e outras que terão um aumento. Não existe uma tendência única.

Que mudanças precisarão ser feitas nos cadastros, contratos, sistemas de gestão e procedimentos fiscais?

Haverá uma transformação significativa nos documentos fiscais emitidos pelas empresas. Já existe uma nova versão da nota fiscal eletrônica em formato atualizado, que exige a classificação de documento por documento, e essa adequação é urgente: desde 3 de agosto, as empresas precisam emitir documentos nesse novo formato, sob risco de autuação.

Frequentemente, o gestor ou proprietário da empresa não está plenamente ciente dessas mudanças, mas o contador está. As empresas que utilizam sistemas eletrônicos de gestão financeira e fiscal (ERP) estão conseguindo se organizar melhor, pois os fornecedores dessas tecnologias estão atualizados com as exigências e colaboram com os contadores para assegurar o cumprimento da parte documental conforme a legislação.

Do ponto de vista operacional, observa-se uma adaptação em massa das empresas às novas exigências documentais; a maioria está em conformidade com os novos sistemas de controle. O maior desafio, no entanto, está na questão do aproveitamento de crédito, que vai além do cumprimento operacional e fiscal da documentação: isso também depende de decisões de gestão. Essa conexão entre gestão e área fiscal tem se revelado deficiente nas médias empresas.

É importante ressaltar que a reforma não deve ser vista apenas do ponto de vista fiscal, ou seja, no que tange ao cumprimento das obrigações acessórias. É necessária uma interface séria com a gestão da empresa, uma vez que envolve decisões que cabem ao proprietário do negócio. Sem a consciência de que é necessário tomar decisões e rever acordos e práticas já estabelecidas, o impacto pode ser muito maior, especialmente no fluxo de caixa, uma vez que será necessário desembolsar valores não provisionados para o pagamento dos tributos.

Quais são os riscos de uma empresa chegar a 2027 sem concluir essas adequações?

O risco é um aumento drástico da carga tributária. Em alguns casos, a alíquota pode subir de um patamar como 3,65% para cerca de 9,21%, ou seja, quase três vezes mais. Isso resulta em uma redução substancial da margem, e a empresa levará tempo para se reorganizar e alcançar equilíbrio novamente, o que pode causar graves problemas financeiros.

Poderão ocorrer problemas na emissão de documentos fiscais, no aproveitamento de créditos ou no cumprimento das obrigações acessórias?

Na parte operacional (emissão de documentos), a adequação das empresas tem avançado de forma satisfatória, sem falhas significativas nos sistemas de controle. O aspecto mais sensível é o aproveitamento de crédito, que exige mais do que o cumprimento fiscal-operacional: depende diretamente da integração entre a área de gestão e a área fiscal, algo que ainda é deficiente nas médias empresas.

Como a transição pode afetar o fluxo de caixa, a formação de preços e as margens das empresas?

O impacto no fluxo de caixa tende a ser significativo, pois as empresas precisarão desembolsar valores não planejados para pagamento de tributos. Isso pode gerar defasagem nos preços, caso a empresa não consiga repassá-los, além de uma forte alteração na margem.

Esse efeito não se restringe ao período de transição: durante essa fase, dois sistemas tributários coexistirão (o atual e o novo), o que, mesmo com medidas sendo implementadas para minimizar o impacto, exige um cuidado redobrado das empresas para que os efeitos sejam os menores possíveis.

Ainda é possível recuperar ou aproveitar créditos de PIS/Cofins acumulados? Quais cuidados jurídicos e contábeis são necessários?

Sim, é possível recuperar créditos de PIS/Cofins, mas para que possam ser efetivamente recuperados, é necessário consolidar esses valores de forma que fiquem claramente evidenciados e comprovados na contabilidade da empresa.

Existe um prazo crítico para a utilização desses créditos durante a transição?

Existe um prazo, mas este depende do tipo de crédito; por isso, é essencial realizar uma análise específica para cada crédito para se obter uma resposta objetiva sobre esse prazo.

Uma recomendação adicional: além dos créditos de PIS/Cofins, cuja regulamentação já está mais avançada, seria importante formalizar também os créditos acumulados de ICMS.

É correto apresentar a recuperação de créditos como uma forma de financiar a adaptação à reforma ou essa relação exige cautela?

Tratar a recuperação de créditos como uma forma de financiar a adaptação à reforma é uma abordagem arriscada, pois atualmente apenas uma quantidade reduzida de créditos pode ser recuperada com segurança.

Quais situações costumam gerar créditos tributários legítimos e quais interpretações podem aumentar o risco de autuação?

A linha entre um crédito tributário legítimo e uma situação arriscada depende do entendimento da jurisprudência sobre o tema. Muitas empresas especializadas em recuperação de crédito oferecem a possibilidade de recuperar valores que, na prática, têm decisões judiciais desfavoráveis. Nesses casos, o risco é elevado.

Uma análise realizada em 30 dias é suficiente para avaliar créditos, passivos, cadastros e sistemas de uma empresa de médio porte?

Isso depende completamente do grau de organização da empresa. Se a empresa estiver bem organizada, com esses valores já delimitados e definidos em seus balancetes e contas de fornecedores, sim, um prazo de 30 dias pode ser suficiente.

Quais documentos e evidências devem ser exigidos de uma consultoria antes de compensar ou solicitar a restituição de créditos?

Essa é uma questão difícil de responder de forma objetiva e genérica, pois os documentos necessários variam conforme o tipo de crédito que se pretende recuperar. Situações envolvendo recuperação de crédito precisam ser analisadas e definidas com muito cuidado, caso a caso.

O que ainda depende de regulamentação e impede as empresas de concluir o planejamento?

As questões que ainda dependem de regulamentação são específicas e não restringem o planejamento das empresas. Com as informações disponíveis atualmente, já é possível realizar um planejamento tributário adequado. O que ainda está pendente não tem um impacto relevante sobre esse planejamento.

Qual é o maior equívoco disseminado atualmente sobre a preparação para a reforma tributária?

O maior equívoco é acreditar que uma mudança de governo resultaria no adiamento da reforma. Isso é um erro grave, pois nenhum dos candidatos à Presidência da República se posiciona contra a reforma tributária: o que está em discussão são ajustes pontuais, que não têm relação direta com o planejamento que as empresas precisam implementar agora.